経営者必見！Teamsアプリで収集運搬配車業務を効率化する方法を徹底解説

産廃収集運搬業者の皆さん、そして元請からの委託で建廃を運ぶ建設業者さんにとって、配車業務の効率化は、まさに経営の効率化ですよね！

「電話だと『言った言わない問題』が発生する」「ベテラン社員さんの定年退職で、経験と勘だけに頼った配車業務ができなくなった」というお悩みを抱えた経営者の皆さん！　そのお悩み、Microsoftが提供しているTeamsアプリを使ってどのように解決できるか、実例を交えて紹介します。

電話による配車連絡のデメリット

ドライバーが運転中、『言った言わない問題』…、配車業務のいろいろな悩み

皆さんの会社では、どのような手段で配車連絡を行ってますか？　電話、FAX、メール…、一昔前までは電話を使っていたという方が多いのでは（というか唯一）ないでしょうか？

でも、電話での配車連絡って不便ですよね…、現場ではこんなことがたまにあります

こんなことに加えて、電話だと文字に残らないので収集時刻や場所、廃棄物の性状の言い間違え、聞き間違えがどうしても発生してしまいます。

けど、無料の個人用チャットアプリだとセキュリティーが不安

最近は無料のチャットアプリも広まってきており、従業員さん同士の個人のアカウントでこのような業務連絡を行っているケースもあるかもしれませんが、セキュリティー面で心配を持たれている経営者の方は多いのではないでしょうか。

それもそのはず。収集運搬業の皆さんにとって、収集配車の情報はどんなお客様からどんな廃棄物が出るかという売上の源泉となる情報であり、会社にとって最も大切な情報の一つだからです。万が一、業務と関係ないトークに投稿してしまいそんな大切な情報が流出したら大変ですよね。

ちなみに、上場会社では毎年「内部統制監査」なるものを監査法人から受けるのですが、その中にほぼ確実にこんな検査項目があります。

• 無料のコミュニケーションツールで、社内のコミュニケーションがなされていませんか。

やっぱり、IT統制・セキュリティの観点から、個人用無料チャットアプリの業務使用は危険なのですね。

実例あり！Teamsを使った配車業務の威力

チャット形式だからコミュニケーションが楽

まず下の基本的なやり取りを見てください。

どうです！？電話やメールと違って、文字に残りながらも会話しているような流れがあって見やすく、それ故に配車連絡のやり取りの中での齟齬が少なそうですよね！ちなみにドライバーさんのスマホ端末からは下記のように見えます。

そして、ここからがTeamsアプリの真の威力３選です。

➀相手がメッセージを確認したか（既読か）わかる

メッセージを送信して…

相手が確認すると

②書き直しができる

「うち間違った！」という時は、書き直しもできちゃいます。

③簡易に返信ができる

特にドライバーさんは、わざわざ文字を入力するのがめんどくさい！なんてときありますよね。大丈夫です。あらかじめマークを（例えばグッドマークは「了解」などと）決めておいて2クリックだけで返信することができます。

エクセルで作成した配車表の共有も可能

皆さんの会社ではこのような配車表を作成していることが多いのではないでしょうか。

このような配車表を作成している場合、Teamsの添付機能で相手（もしくはグループ）に共有することができます。

さらにここからがすごいのですが、例えば配車担当からドライバーに配車表を共有したとします。そして、ドライバーがこの確認をプルダウンで「○」にしたとすると、配車担当から見てもきちんと反映されているのです。この機能は同時編集にも対応しているため、1件目の連絡をドライバーにしたとして、ドライバーが1件目に了解を入力していると同時に、次の2件目の配車案件を入力するというような場面にも対応できます。

まとめ：Teamsを駆使し、御社の配車業務をレベルアップ！

いかがでしたでしょうか？Teamsのようにコミュニケーションに特化したアプリを使うことによって、電話やメールでのやり取りとは段違いに手軽かつ確実に配車連絡を行うことができます。それに加えて、皆さんが日ごろから（特に配車担当者が）よく使っているエクセルとの相性がバツグンであり、同時編集のような、今まで考えられなかったことができるようになっています。

皆さんの会社でも、こんな新しいITツールを使って自社の配車業務をDXしてはいかがでしょうか！